Khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là gì

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp không phải làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử sai sót mà chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vậy hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế giống và khác nhau như thế nào? Khi nào thay thế, khi nào điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập ra để điều chỉnh hóa đơn đã lập trước đó có sai sót về một hoặc nhiều thông tin như: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn bị sai quy cách/chất lượng.

Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập để thay thế cho một hóa đơn đã phát hành có sai sót về một hoặc nhiều thông tin như: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa bị sai quy cách/chất lượng.

Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Dưới đây là những điểm khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế doanh nghiệp cần nắm rõ:

1. Hình thức sửa chữa hóa đơn lập sai

3. Nội dung trong hoá đơn sau khi điều chỉnh/thay thế

4. Biên bản cần lập

Điểm giống nhau giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Dưới đây là những điểm giống nhau cơ bản giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế:

1. Về trường hợp áp dụng

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều được áp dụng trong trường hợp có sai sót về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa bị sai quy cách/chất lượng.

2. Số lượng hóa đơn được thay thế, điều chỉnh trong tháng

Người bán được lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc 1 hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng 1 tháng của cùng 1 người mua, đồng thời phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 01/BK-ĐCTT.

3. Thỏa thuận thông báo với người mua về việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn

Trường hợp bên mua hàng hóa, dịch vụ là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh thì trước khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.

Trường hợp bên mua là cá nhân thì bên bán phải thông báo cho bên mua hoặc đăng thông báo trên website của bên bán (nếu có) về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai.

4. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế

Về cơ bản, việc lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều bao gồm các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận thay thế/điều chỉnh hóa đơn hoặc thông báo cho bên mua;
• Bước 2: Xác định hóa đơn lập sai và các nội dung bị sai;
• Bước 3: Lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh theo quy định;
• Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho bên mua.

5. Kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế

Từ ngày 01/06/2025, kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đối với người bán và người mua được quy định như sau:

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế được lập do hóa đơn trước đó có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa thì người bán và người mua đều thực hiện kê khai bổ sung hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
• Trường hợp hoàn phí, trả lại hàng hóa/dịch vụ, chiết khấu… nên người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì cả người bán và người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế?

Thông qua nội dung so sánh những điểm giống nhau và khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế thì có thể thấy, việc lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế không có nhiều sự khác biệt. Tùy theo nội dung bị sai trên hóa đơn và hóa đơn bị sai đã được kê khai hay chưa mà bên mua và bên bán có thể thỏa thuận với nhau về cách thức xử lý cho phù hợp.

Hiện nay, để hạn chế việc phải điều chỉnh hóa đơn nhiều lần, thì doanh nghiệp thường lựa chọn:

• Lập hóa đơn thay thế nếu chưa kê khai hóa đơn gốc hoặc nếu được người mua yêu cầu;
• Lập hóa đơn điều chỉnh nếu đã kê khai hóa đơn gốc.

Không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có bị phạt không?

Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai sót, cơ quan thuế thông báo cho người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.

Trong trường hợp này, người bán được khắc phục bằng cách xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không bị cơ quan thuế xử phạt hành chính về hóa đơn.

Tuy nhiên, nếu người bán không thực hiện thay thế, điều chỉnh hóa đơn sai sót theo nội dung được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo, mà vẫn gửi hóa đơn sai sót cho người mua thì có thể bị phạt hành chính từ 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng theo quy định tại Khoản 2 Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế

1. Lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khi nào?

Người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa bị sai quy cách/chất lượng.

2. Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?

Trường hợp hóa đơn thay thế được lập do hóa đơn trước đó có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa thì người bán và người mua đều thực hiện kê khai bổ sung hóa đơn thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế.

3. Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh được lập do hóa đơn trước đó có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa thì người bán và người mua đều thực hiện kê khai bổ sung hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.

Trường hợp hoàn phí, trả lại hàng hóa/dịch vụ, chiết khấu… và người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán và người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

4. Được điều chỉnh hóa đơn điện tử bao nhiêu lần?

Hiện tại không có quy định giới hạn số lần người bán được điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót. Doanh nghiệp được điều chỉnh đến khi thông tin trên hóa đơn điện tử đúng và không bị giới hạn số lần điều chỉnh hóa đơn.

5. Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế?

Thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều bao gồm các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận thay thế/điều chỉnh hóa đơn hoặc thông báo cho bên mua;
• Bước 2: Xác định hóa đơn lập sai và các nội dung bị sai;
• Bước 3: Lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh theo quy định;
• Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho bên mua.