Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2018

I. Căn cứ pháp lý

– Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành quy định về hóa đơn

– Nghị định 49/2016/NĐ-CP sửa đổi quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn

II. Quy định của pháp luật hiện hành về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 4 Nghị didjnh51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ thì: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành”.

Cụ thể hơn, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

2. Quy định về việc bắt buộc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại  Nghị định 119/2018/NĐ-CP – Quy định hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, việc sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

• Bắt đầu từ ngày 01/11/2018 các doanh nghiệp không được thông báo phát hành hóa đơn giấy;
• Đối với các trường hợp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy và còn hóa đơn, tiếp tục sử dụng đến hạn cuối là ngày 31/12/2020.
• Sau ngày 31/12/21020 tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ mới thành lập, nếu chưa đáp ứng được điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin có thể tiến hành thủ tục để sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hiện nay chưa có văn bản nào quy định cụ thể về việc như thế nào là  “chưa đáp ứng được” cơ sở hạ tầng thông tin nên trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện theo quy định về về việc chuyển sang hóa đơn điện tử.

III. Một số lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Do đặc thù hình thức sử dụng và lưu trữ, vận chuyển thông qua hệ thống điện tử nên khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp không còn phải lo lắng về vấn đề phải có người vận chuyển hay dịch vụ chuyển phát nhanh hóa đơn đến tay khách hàng như trước đây. Thay vào đó, chỉ bằng 1 vài thao tác, hóa đơn có thể nhanh chóng được khách hàng nhận được qua email, tin nhắn… Điều này tiết kiệm được chi phí khá nhiều cho doanh nghiệp.

Đồng thời, trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp các gói hóa đơn điện tử với chi phí hợp lý và có phần tiết kiệm hơn so với hóa đơn giấy.

2. Mức độ bảo mật cao hơn:

Do không phải vận chuyển giữa hai bên như hóa đơn giấy nên doanh nghiệp cũng tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, đồng thời việc lưu trữ và sử dụng trên hệ thống mà chỉ khi đăng nhập vào mới có thể kiểm soát được thì mức độ bảo mật của hóa đơn điện tử cũng cao hơn so với hóa đơn giấy.

Việc tìm kiếm hóa đơn cũng nhanh và tiết kiệm thời gian hơn.