Cách làm bảng lương – tạo file EXCEL tính lương hàng tháng

Bài viết này hướng dẫn cách tính bảng lương bằng Excel theo các quy định mới về tiền lương áp dụng từ năm 2026, làm cơ sở cho việc chi trả lương hàng tháng cho người lao động, giúp người thực hiện dễ dàng thao tác, hạn chế sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình tính lương hàng tháng.

I. Một số thay đổi về lương tối thiểu vùng 2026 & mức giảm trừ gia cảnh mới nhất 

1. Mức lương tối thiểu vùng 2026

➧ Áp dụng với người lao động theo hợp đồng từ ngày 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

➧ Đối tượng:

• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong quy định có trong Bộ luật Lao động;
• Người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động, bao gồm:
  • Doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
  • Cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc theo thỏa thuận;
  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện mức lương tối thiểu quy định áp dụng tại Nghị định này.

➧ Quy định mức lương tối thiểu theo tháng và theo giờ đối với người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo vùng như sau:

2. Mức giảm trừ gia cảnh 2026

• Kể từ kỳ tính thuế năm 2026, căn cứ vào Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 điều chỉnh áp dụng mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026;
• Mức giảm trừ áp dụng:
  • Mức giảm trừ bản thân người nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);
  • Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc của người nộp thuế là 6,2 triệu đồng/tháng.

II. Cách tính lương trong Excel, cách làm bảng lương bằng Excel

1. Tiêu đề bảng Excel tính lương, bảng lương hàng tháng

Tiêu đề bảng lương gồm các thành phần sau đây:

1. STT;

2. Họ tên nhân viên;

3. Chức danh: Nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán…;

4. Lương CB nộp BHXH – BHYT: Mức lương căn cứ đóng BHXH theo thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động và không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;

5. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương người lao động:

• BHXH: Mức lương đóng BHXH x 8%;
• BHYT: Mức lương đóng BHXH x 1,5%;
• BHTN: Mức lương đóng BHXH x 1%.

6. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí doanh nghiệp:

• BHXH: Mức lương đóng BHXH x 17,5%;
• BHYT: Mức lương đóng BHXH x 3%;
• BHTN: Mức lương đóng BHXH x 1%.

7. Thu nhập khác:

• Các phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, điện thoại… thường nằm trong thỏa thuận hoặc quy định có trong hợp đồng lao động và quy chế nội bộ của công ty;
• Lưu ý một số phụ cấp được miễn tính thuế TNCN:
  • Phụ cấp ăn trưa;
  • Phụ cấp điện thoại;
  • Phụ cấp độc hại, nguy hiểm, trợ cấp ngành nghề đặc thù;
  • Phụ cấp đặc biệt theo chế độ ưu đãi – người có công, lực lượng vũ trang, tham gia nghĩa vụ quốc phòng, người tham gia kháng chiến/nhiệm vụ đặc biệt.

Lưu ý:

Các khoản phụ cấp được miễn tính thuế TNCN nêu trên không có mức quy định giới hạn tối thiểu nhưng phải nằm trong thỏa ước lao động tập thể hoặc theo nội quy, quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Riêng phụ cấp đồng phục có mức giới hạn tối thiểu được miễn là 400.000 đồng/tháng/người (5.000.000 đồng/năm/người).

8. Tổng lương: Bao gồm mức lương đóng BHXH và thu nhập khác;

9. Thu nhập chịu thuế: Tổng lương – Các khoản phụ cấp được miễn thuế TNCN;

10. Giảm trừ gia cảnh:

• Giảm trừ bản thân: Cố định mức 15.500.000 đồng/người/tháng;
• Giảm trừ người phụ thuộc (NPT): Đối với người lao động có đủ điều kiện đăng ký NPT;

Ví dụ: 

Có 1 NPT thì: 6.200.000 x 1.

11. Thu nhập tính thuế:

Ghi chú:

(*) Được trừ vào lương người lao động.

12. Thuế TNCN:

Tính theo biểu thuế suất lũy tiến hiện hành theo bảng dưới đây:

Đơn vị tính: VNĐ

Lưu ý:

Từ ngày 01/07/2026, bậc thuế lũy tiến từng phần theo Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi năm 2025 được thay đổi theo bảng sau.

13. Thực nhận: Đây là phần tiền thực lĩnh người lao động được nhận từ người sử dụng lao động.

2. Ví dụ và công thức tính lương trong Excel, hàm tính lương thưởng trong Excel

Ví dụ 1:

Nhân viên kế toán Nguyễn Văn A ký hợp đồng lao động với mức lương 5.400.000 đồng, trong quy chế nội bộ của công ty có quy định khoản phụ cấp ăn trưa 1.000.000 đồng, không có NPT nào.

Hướng dẫn điền số liệu và công thức tính các cột như sau:

Ví dụ 2:

Nhân viên kinh doanh Lê Văn B ký hợp đồng lao động với mức lương 10.000.000 đồng, có 2 NPT là mẹ 58 tuổi và con 5 tuổi. Trong quy chế nội bộ của công ty có quy định:

• Khoản phụ cấp ăn trưa 1.500.000 đồng;
• Phụ cấp điện thoại 1.000.000 đồng.

Hướng dẫn điền số liệu và công thức tính các cột như sau:

III. Câu hỏi liên quan đến cách làm bảng lương cá nhân hàng tháng trên Excel

1. Tất cả các khoản phụ cấp được miễn thuế TNCN đúng không?

Không. Chỉ những khoản có trong quy định cụ thể của công ty mới được miễn thuế. Còn phụ cấp như phụ cấp hỗ trợ nhân viên, hỗ trợ đời sống… thường bị tính thuế.

2. Tặng sinh nhật, trả chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN không?

Không tính thuế nếu chi từ quỹ phúc lợi chung cho tập thể nhân viên. Lưu ý nếu doanh nghiệp tặng riêng cho cá nhân nhân viên thì sẽ bị tính thuế TNCN.

3. Tiền tăng ca có tính thuế TNCN không?

Không. Từ ngày 01/01/2026 theo quy định tại Khoản 8 Điều 4 Luật Thuế TNCN 2025, tiền lương tăng ca của người lao động được miễn thuế TNCN.

4. Lương cơ bản có bắt buộc phải lớn hơn lương tối thiểu vùng?

Có. Mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định. Nếu trả thấp hơn thì doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính và bị truy thu phần trả thiếu cho người lao động.